整理了 6 个高频办公场景的提示词模板，每个场景都提供 ChatGPT 版和 Codex 版。ChatGPT 适合处理临时粘贴的文字和边聊边调整的任务；Codex 适合读取本地文件、整合多个材料，并在获得授权后把结果保存成文件。

通用提示词结构：任务 → 使用背景 → 原始材料 → 具体要求 → 限制条件 → 输出格式。

1. 修改工作文案

一句"帮我优化一下"没有说明文案给谁看、用在哪里，也没有告诉 AI 哪些内容不能改。正确的提示词应该明确使用场景、阅读对象、修改要求（保留原意、删除空泛表达、调整结构），并且不添加原文没有的信息。Codex 版还需要指定文件路径，并要求先只读分析不修改原文件。

2. 撰写工作邮件

工作邮件最容易出现内容过长和对方不知道下一步做什么两个问题。提示词需要包含收件人、邮件目的、背景信息、希望对方完成的行动、截止时间和语气要求。Codex 版可以从文件夹中提取相关事实，无法确认的信息标记为"待确认"。

3. 整理会议纪要

会议纪要的价值在于记录结论和推动后续行动。提示词要求区分会议结论、已确认事项、待确认事项、行动任务、负责人、截止时间和风险与阻塞问题。如果原文没有负责人或截止时间，标记"待确认"，不要自行补充。最后用表格输出行动任务清单。

4. 撰写工作周报

让 AI 写周报时，需要明确数据来源和时间范围。关键点是：文件时间只能作为辅助线索，不能直接证明某项工作已经完成。要求区分"已完成""进行中"和"计划中"，无法确认的内容标记为"待确认"，在重要结论后注明依据的文件。

5. 制作 PPT 大纲

让 AI 直接"做个 PPT"经常得到一组松散的页面。先确定听众、目的和演示时长，内容结构会清晰很多。逐页输出页面标题、核心观点、内容要点、建议使用的图表或图片、演讲备注。所有事实和数字必须能在原材料中找到，缺少证据的内容标记"需要补充材料"。

6. 分析问题并提出方案

一句"我该怎么办"缺少目标和限制条件，得到的建议很容易脱离实际。提示词需要同时提供问题背景、当前情况、目标、限制条件和已尝试的方法。分别给出稳妥方案、平衡方案和高收益方案，每个方案说明执行步骤、所需资源、优点、风险和适用条件。最后给出推荐方案，并区分原始材料能确认的事实、外部观点、AI 推断和仍需确认的信息。

好提示词的 5 项检查

向 AI 布置办公任务前，先检查 5 项：任务（究竟要完成什么）、背景（给谁看，用在什么地方）、材料（AI 可以依据哪些内容）、限制（哪些内容不能改，哪些信息不能编）、交付（最终需要文字、表格、文件还是 PPT）。提示词不需要故意写得很长，要求越清楚，AI 交付的内容就越接近可以直接使用的办公成果。